Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego Procedura zgłoszeń zewnętrznych

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego przez:

1. wysłanie zgłoszenia w postaci papierowej na adres: Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego – Naczelnik Wydziału VIII Departamentu VI ul. Rakowicka 2a, 00-993 Warszawa; z dopiskiem „ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE – do rąk własnych”;
2. wysłanie zgłoszenia w formie wiadomości elektronicznej na adres poczty elektronicznej sygnalista@abw.gov.pl;
3. rejestrowaną rozmowę telefoniczną po uzyskaniu połączenia z numerem telefonu 22 58 57 400;
4. bezpośrednio, po uprzednim uzgodnieniu terminu spotkania, na adres poczty elektronicznej sygnalista@abw.gov.pl, do protokołu spotkania.

W zgłoszeniu należy podać:

1. dane zgłaszającego, tj. imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres korespondencyjny lub mailowy);
2. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia zewnętrznego;
3. dane osoby/osób, które dopuściły się naruszenia prawa, w tym imię i nazwisko;
4.  opis naruszenia prawa, w miarę możliwości datę, miejsce i okoliczności zdarzenia;
5. informacje, czy zgłaszający wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;
6. podpis zgłaszającego, za wyjątkiem zgłoszeń zewnętrznych dokonanych ustnie.
7. ewentualne materiały dowodowe.

Uwaga!!!
Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 Ustawy od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i stanowi informację o naruszeniu prawa.

Należy jednak podkreślić, że sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona:

1. zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej lub
2. od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej

- chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

1. naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
2. dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe, lub
3. w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

Ważne!!! 
Zgodnie z treścią art. 5 Ustawy jej przepisów nie stosuje się (a zatem sygnalista nie może dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego w rozumieniu Ustawy) do informacji objętych: 

1. przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
2. tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
3. tajemnicą narady sędziowskiej;
4. postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Ustawy nie stosuje się również (a zatem sygnalista nie może dokonać zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego w rozumieniu Ustawy) do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
Przepisów rozdziału 5 Ustawy (ujawnienie publiczne) nie stosuje się do naruszeń prawa bezpośrednio związanych z realizacją przez służby specjalne, o których mowa w art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2024 r. poz. 812, 1222, 1562, 1684, 1871 oraz z 2025 r. poz. 179), ustawowych zadań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa narodowego.

Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań dotyczących tych zgłoszeń właściwi są funkcjonariusze Departamentu VI ABW działający na podstawie imiennego upoważnienia wydanych przez Szefa ABW.

Funkcjonariusze ABW:

1. przyjmują zgłoszenia zewnętrzne;
2. rejestrują zgłoszenia zewnętrzne w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych; 
3. dokonują wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
4. rozpatrują zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;
5. przekazują zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę;
6. podejmują działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
7. przekazują sygnaliście informację zwrotną.

W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, odstępuje się od przekazania zgłoszenia zewnętrznego. O odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia, informuje się sygnalistę. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Szef ABW może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji

Organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w pierwszym zdaniu.

Organ informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Szef ABW gwarantuje, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) przepisów wskazanej ustawy oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. nr 119, str. 1; zm.: Dz. U. UE. L. z 2018 r. nr 127, str. 2 oraz z 2021 r. nr 74, str. 35) nie stosuje się do działalności służb specjalnych w rozumieniu art. 11 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2024 r. poz. 812, 1222, 1562, 1684, 1871 oraz z 2025 r. poz. 179). 

Wskazać przy tym należy, że zgodnie z treścią Ustawy, dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Wskazanego wymogu nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed dokonaniem ujawnienia, o którym mowa powyżej, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Organ publiczny usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. 

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Przez działanie następcze należy rozumieć działanie podjęte przez Szefa ABW w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Środki ochrony prawnej i procedura służąca ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Środki ochrony prawnej przysługujące sygnaliście zostały opisane w rozdziale 2 Ustawy. Zaznaczyć należy, że wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Rzecznik Praw Obywatelskich udziela porad sygnalistom, osobom pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osobom powiązanym z sygnalistą, oraz osobom, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, porad w przedmiotowym zakresie.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy (wyłączenia stosowania ustawy ujęte zostały w niniejszej informacji w punkcie Warunki objęcia sygnalisty ochroną), pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zgłoszenia wewnętrzne a zgłoszenia zewnętrzne

W przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Zgłoszenia zewnętrzne można kierować do Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Organem publicznym właściwym do przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego dotyczącego naruszenia prawa przez ABW jest Prezes Rady Ministrów albo Minister-Koordynator Służb Specjalnych, w przypadku jego powołania.