EWIDENCJA, PRZECHOWYWANIE I UDOSTĘPNIANIE AKT POSTĘPOWAŃ SPRAWDZAJĄCYCH

Podmioty przeprowadzające postępowania sprawdzające, kontrolne postępowania sprawdzające oraz postępowania bezpieczeństwa przemysłowego są zobowiązane do rzetelnego udokumentowania wszystkich przeprowadzonych czynności. W tym celu sporządzane są akta konkretnego postępowania, które podlegają zaostrzonym zasadom udostępniania i przechowywania.

Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego jest zobligowana do prowadzenia ewidencji osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”, „tajne” lub „ściśle tajne” oraz ewidencji osób, wobec których podjęto decyzję o odmowie wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub jego cofnięciu. Podobną ewidencję w odniesieniu do osób zatrudnionych lub wykonujących prace zlecone w danej jednostce organizacyjnej zobowiązany jest prowadzić pełnomocnik ochrony.

 

Szczegółowe informacje na ten temat zawarto w odpowiedziach na następujące pytania:

 

Jaką ewidencję powinien prowadzić pełnomocnik ochrony?

Jakie dane znajdują się w wykazie prowadzonym przez pełnomocnika ochrony?

Czy dane z wykazu prowadzonego przez pełnomocnika ochrony muszą być rejestrowane jako zbiory danych osobowych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych?

W jakiej formie pełnomocnik ochrony przekazuje dane z wykazów do ewidencji prowadzonych przez ABW?

Czy do ABW należy przekazywać w trybie art. 34 ust. 2 ustawy informację o zatrudnieniu na stanowisku związanym z dostępem do informacji niejawnych osoby, która przedstawiła poświadczenie upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” wydane na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych z 22 stycznia 1999 r.?

Komu mogą być udostępniane dane z wykazów prowadzonych przez pełnomocnika ochrony?

Jakie dokumenty powinny zawierać akta zwykłego postępowania sprawdzającego?

Jakie dokumenty powinny zawierać akta kontrolnego postępowania sprawdzającego?

Co to jest karta kontrolna?

W jakich przypadkach ABW może udostępnić akta postępowania sprawdzającego?

W jakich przypadkach pełnomocnik ochrony może udostępnić akta postępowania sprawdzającego?

Przez jaki okres przechowywane są akta zakończonych postępowań sprawdzających?

Przez jaki okres należy przechowywać akta zwykłych postępowań sprawdzających lub kontrolnych postępowań sprawdzających zakończonych przed dniem 2 stycznia  2011 r.?

Przez jaki okres mają być przechowywane akta zwykłych postępowań sprawdzających lub kontrolnych postępowań sprawdzających osób sprawdzanych, które nie żyją?

Co w praktyce oznacza zapis art. 72 ust. 6 ustawy: „Po zakończeniu postępowania sprawdzającego, kontrolnego postępowania sprawdzającego lub postępowania bezpieczeństwa przemysłowego akta tych postępowań są przechowywane przez co najmniej 20 lat z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie”?

W jaki sposób stosują przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach podmioty, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych?

Jaką kategorię archiwalną należy przyznać aktom postępowań sprawdzających, kontrolnych postępowań sprawdzających oraz postępowań bezpieczeństwa przemysłowego?

Gdzie przechowywane są akta postępowań sprawdzających?

Co zrobić z aktami postępowań sprawdzających w przypadku likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej?

 

Jaką ewidencję powinien prowadzić pełnomocnik ochrony?

 

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 8 ustawy pełnomocnik ochrony zobowiązany jest prowadzenia aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają – na podstawie ustawy - uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto.

W przedmiotowym wykazie będą uwzględniane także osoby, wobec których kierownik jednostki organizacyjnej na podstawie art. 34 ust. 5 i ust. 9 ustawy wyda zgodę na udostępnienie informacji niejawnych o klauzuli „poufne”.

  

Jakie dane znajdują się w wykazie prowadzonym przez pełnomocnika ochrony?

 

Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 8 ustawy w prowadzonym przez pełnomocnika ochrony wykazie osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa znajdują się dane, obejmujące wyłącznie:

  • imię i nazwisko,
  • numer PESEL,
  • imię ojca,
  • datę i miejsce urodzenia,
  • adres miejsca zamieszkania lub pobytu,
  • określenie dokumentu kończącego procedurę, datę jego wydania oraz numer.

W przedmiotowym wykazie powinny być zatem uwzględniane:

  • osoby posiadające aktualne, odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, wydane przez tego pełnomocnika lub pełnomocnika w poprzednim miejscu pracy, albo inny uprawniony organ,
  • osoby wobec, których kierownik jednostki organizacyjnej na podstawie art. 34 ust. 9 ustawy wydał zgodę na udostępnienie informacji niejawnych o klauzuli „poufne”,
  • osoby wobec, których uprawniony organ wydał zgodę na podstawie art. 34 ust. 5 ustawy,
  • osoby upoważnione do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” na podstawie art. 21 ust. 4 pkt 1 ustawy,
  • osoby, którym odmówiono wydania lub cofnięto poświadczenie bezpieczeństwa.

Wykaz nie obejmuje osób, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych wynikające z przepisów innych ustaw (np. sędziowie, prokuratorzy, ławnicy).

  

Czy dane z wykazu prowadzonego przez pełnomocnika ochrony muszą być rejestrowane jako zbiory danych osobowych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych?

 

Zgodnie z art. 73 ust. 3 ustawy dostęp do danych z wykazu prowadzonego przez pełnomocnika ochrony jest ograniczony.

Dane te są udostępniane na pisemne żądanie wyłącznie w określonych ustawowo przypadkach
i tylko określonym ustawowo podmiotom, a mianowicie:

a)      dla celów postępowania sprawdzającego, kontrolnego postępowania sprawdzającego oraz postępowania bezpieczeństwa przemysłowego:

  • służbom i instytucjom uprawnionym do prowadzenia poszerzonych postępowań sprawdzających za wyjątkiem o którym mowa w art. 72 ust. 2 ustawy ;

b)      dla celów kontroli, o której mowa w art. 12 ust. 3 pkt 2 ustawy:

  • właściwemu organowi w celu przeprowadzenia kontroli prawidłowości postępowania, z wyłączeniem postępowań, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy;

c)      dla celów postępowania odwoławczego i zażaleniowego:

  • Szefowi ABW;

d)     dla celów postępowania skargowego:

  • sądowi administracyjnemu;

e)      dla celów postępowania karnego:

  • sądowi,
  • prokuratorowi.

Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), jeżeli przepisy odrębnych ustaw, które odnoszą się do przetwarzania danych, przewidują dalej idącą ich ochronę, niż wynika to z niniejszej ustawy, stosuje się przepisy tych ustaw.

Ustawa o ochronie informacji niejawnych jest właśnie taką ustawą szczególną, bo przewiduje większy rygor ochrony danych przetwarzanych w wykazach prowadzonych przez pełnomocnika ochrony, jak i w toku postępowania sprawdzającego i po jego zakończeniu, poprzez istotne ograniczenie dostępu podmiotów nieuprawnionych. Z tego powodu zastosowanie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych jest w tym zakresie wyłączone i nie ma obowiązku rejestrowania przedmiotowych wykazów u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

  

W jakiej formie pełnomocnik ochrony przekazuje dane z wykazów do ewidencji prowadzonych przez ABW?

 

Pełnomocnik ochrony przekazuje do ABW dane z prowadzonych wykazów w formie karty informacyjnej, w której zawiera wymagane dane, obejmujące:

  • imię i nazwisko,
  • numer PESEL,
  • imię ojca,
  • datę i miejsce urodzenia,
  • adres miejsca zamieszkania lub pobytu,
  • określenie dokumentu kończącego procedurę, datę jego wydania oraz numer.

Zgodnie z art. 34 ust. 7 ustawy, o fakcie wyrażenia pisemnej zgody:

  • w szczególnie uzasadnionych przypadkach na jednorazowe udostępnienie określonych informacji niejawnych osobie nieposiadającej odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa;
  • na udostępnienie informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne” osobie, wobec której wszczęto poszerzone postępowanie sprawdzające

informuje się odpowiednio ABW lub SKW poprzez przekazanie kopii zgody.

Czy do ABW należy przekazywać w trybie art. 34 ust. 2 ustawy informację o zatrudnieniu na stanowisku związanym z dostępem do informacji niejawnych osoby, która przedstawiła poświadczenie upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” wydane na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych z 22 stycznia 1999 r.?

Nie ma potrzeby przekazywania do ABW informacji na temat nowo przyjętych pracowników, którzy posiadają poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „Zastrzeżone”. W ocenie ABW, art. 34 ust. 2 ustawy nie ma zastosowania w zakresie informowania Agencji o zatrudnieniu osób posiadających poświadczenia bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone”, wydanych na podstawie ustawy o ochronie informacji niejawnych z dnia 22 stycznia 1999 r. Zgodnie bowiem z art. 73 ust. 1 ustawy, ABW i SKW prowadzą ewidencję osób uprawnionych na podstawie przepisów ustawy do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” i wyższej oraz ewidencję osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa, a także osób wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa, z wyłączeniem osób zatrudnionych, pełniących służbę lub wykonujących czynności zlecone w podmiotach, o których mowa w art. 23 ust. 5.

  

  

Komu mogą być udostępniane dane z wykazów prowadzonych przez pełnomocnika ochrony?

 

Zgodnie z art. 73 ust. 3 ustawy dostęp do danych z wykazu prowadzonego przez pełnomocnika ochrony jest ograniczony.

Dane te są udostępniane na pisemne żądanie wyłącznie w określonych ustawowo przypadkach
i tylko określonym ustawowo podmiotom, a mianowicie:

a)      dla celów postępowania sprawdzającego, kontrolnego postępowania sprawdzającego oraz postępowania bezpieczeństwa przemysłowego:

  • służbom i instytucjom uprawnionym do prowadzenia poszerzonych postępowań sprawdzających

b)      dla celów kontroli, o której mowa w art. 12 ust. 3 pkt 2 ustawy:

  • właściwemu organowi w celu przeprowadzenia kontroli prawidłowości postępowania, z wyłączeniem postępowań, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy  

c)      dla celów postępowania odwoławczego i zażaleniowego:

  • Szefowi ABW

d)     dla celów postępowania skargowego:

  • sądowi administracyjnemu

e)      dla celów postępowania karnego:

  • sądowi,
  • prokuratorowi.

  

Jakie dokumenty powinny zawierać akta zwykłego postępowania sprawdzającego?

 

Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego opracowała wzór schematu dokumentacji, która zgodnie z przepisami ustawy powinna znaleźć się w aktach zakończonego zwykłego postępowania sprawdzającego tj.:

  1. spis zawartości akt,
  2. karta kontrolna,
  3. polecenie kierownika jednostki organizacyjnej,
  4. ankieta bezpieczeństwa osobowego,
  5. załączniki do ankiety bezpieczeństwa osobowego,
  6. wniosek z zapytaniem o sprawdzenie w KRK,
  7. odpowiedź z KRK,
  8. ewentualne wnioski z zapytaniami do innych ewidencji, rejestrów i kartotek,
  9. wyniki dokonanych sprawdzeń,
  10. wniosek o sprawdzenia w ewidencjach i kartotekach powszechnie niedostępnych,
  11. odpowiedź ABW,
  12. ewentualna notatka służbowa z rozmowy z osobą sprawdzaną,
  13. ewentualny protokół z wysłuchania osoby sprawdzanej,
  14. decyzja (egz. nr 2) lub jej odpis, 
  15. potwierdzenie doręczenia decyzji osobie sprawdzanej (z określeniem daty doręczenia),
  16. zawiadomienie o sposobie zakończenia postępowania kierownika jednostki organizacyjnej,
  17. zawiadomienie o sposobie zakończenia postępowania ABW (z wyłączeniem informac o umorzeniu postępowania sprawdzającego),
  18. zaświadczenie oprzeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych,
  19. dowód faktu i sposobu złożenia odwołania za pośrednictwem pełnomocnika (z określeniem daty złożenia).

  

Jakie dokumenty powinny zawierać akta kontrolnego postępowania sprawdzającego?

 

Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego opracowała wzór schematu dokumentacji, która zgodnie z przepisami ustawy, powinna znaleźć się w aktach zakończonego kontrolnego postępowania sprawdzającego tj.:

  1. spis zawartości akt,
  2. karta kontrolna,
  3. zawiadomienie o wszczęciu kontrolnego postępowania sprawdzającego kierownika jednostki organizacyjnej,
  4. zawiadomienie o wszczęciu kontrolnego postępowania sprawdzającego osobę sprawdzaną,
  5. ewentualny wniosek z zapytaniem o sprawdzenie w KRK,
  6. odpowiedź z KRK,
  7. ewentualne wnioski z zapytaniami do innych ewidencji, rejestrów i kartotek,
  8. wyniki dokonanych sprawdzeń,
  9. ewentualna notatka służbowa z rozmowy z osobą sprawdzaną,
  10. ewentualny protokół z wysłuchania osoby sprawdzanej,
  11. ewentualna informacja o jednorazowym przedłużeniu kontrolnego postępowania sprawdzającego o kolejne 6 miesięcy,
  12. ewentualne zawiadomienie o jednorazowym przedłużeniu kontrolnego postępowania sprawdzającego o kolejne 6 miesięcy kierownika jednostki organizacyjnej,
  13. zawiadomienie o jednorazowym przedłużeniu kontrolnego postępowania sprawdzająceg o kolejne 6 miesięcy osobę sprawdzaną,
  14. decyzja (egz. nr 2) lub jej odpis albo poinformowanie kierownika jednostki organizacyjnej i osoby sprawdzanej o braku zastrzeżeń, z jednoczesnym potwierdzeniem dalszej zdolności do zachowania tajemnicy w zakresie określonym w posiadanym poświadczeniu bezpieczeństwa,
  15. potwierdzenie doręczenia decyzji osobie sprawdzanej (z określeniem daty doręczenia),
  16. zawiadomienie o sposobie zakończenia postępowania kierownika jednostki organizacyjnej,
  17. zawiadomienie o sposobie zakończenia postępowania ABW (z wyłączeniem informacji o umorzeniu postępowania sprawdzającego),
  18. zawiadomienie o sposobie zakończenia postępowania organu, który wydał poświadczenie bezpieczeństwa, jeśli jest to inny organ niż prowadzący kontrolne postępowanie sprawdzające,
  19. dowód faktu i sposobu złożenia odwołania za pośrednictwem pełnomocnika (z określeniem daty złożenia).

 

Co to jest karta kontrolna?

 

Zgodnie z art.72 ust. ust. 3 i ust. 4 ustawy akta zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających mogą być udostępniane do wglądu i przekazane na pisemne żądanie wyłącznie w określonych ustawowo przypadkach i tylko określonym ustawowo podmiotom.

Fakt zapoznania się z aktami przez uprawniony podmiot musi zostać udokumentowany.

Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego stworzyła wzór karty kontrolnej, w której wskazywany jest podmiot, który zapoznał się z treścią akt postępowania sprawdzającego, cel zapoznania się z aktami oraz data tego zapoznania.

 

W jakich przypadkach ABW może udostępnić akta postępowania sprawdzającego?

 

Zgodnie z art. 72 ust. 1 ustawy akta poszerzonych postępowań sprawdzających lub kontrolnych postępowań sprawdzających, a także akta postępowań bezpieczeństwa przemysłowego przeprowadzonych przez ABW są udostępniane do wglądu lub przekazywane wyłącznie na pisemne żądanie w określonych ustawowo przypadkach i tylko określonym ustawowo podmiotom, a mianowicie:

a)      dla celów kontroli, o której mowa w art. 12 ust. 3 pkt 1 ustawy :

  • Prezesowi Rady Ministrów,

b)      dla celów postępowania odwoławczego i zażaleniowego:

  • Prezesowi Rady Ministrów,

c)      dla celów postępowania skargowego:

  • sądowi administracyjnemu,

d)     dla celów postępowania karnego:

  • sądowi,
  • prokuratorowi.

 

W jakich przypadkach pełnomocnik ochrony może udostępnić akta postępowania sprawdzającego?

 

Zgodnie z art. 72 ust. 3 ustawy akta zwykłych postępowań sprawdzających lub kontrolnych postępowań sprawdzających przeprowadzonych przez pełnomocnika ochrony są udostępniane do wglądu lub przekazywane na pisemne żądanie wyłącznie w określonych ustawowo przypadkach i tylko określonym ustawowo podmiotom, a mianowicie:

a)      dla celów postępowania sprawdzającego, kontrolnego postępowania sprawdzającego oraz postępowania bezpieczeństwa przemysłowego:

  • służbom i instytucjom uprawnionym do prowadzenia poszerzonych postępowań sprawdzających dla celów postępowania sprawdzającego prowadzonego wobec tej samej osoby,

b)      dla celów postępowania sprawdzającego lub kontrolnego postępowania sprawdzającego:

  • pełnomocnikowi ochrony prowadzącemu zwykłe postępowanie sprawdzające wobec tej samej osoby,

c)      dla celów kontroli, o której mowa w art. 12 ust. 3 pkt 2 ustawy:

  • ABW w celu przeprowadzenia kontroli prawidłowości postępowania, z wyłączeniem postępowań, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy    

d)      dla celów postępowania odwoławczego i zażaleniowego:

  • Szefowi ABW
  • Prezesowi Rady Ministrów, w przypadku postępowań, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy

e)     dla celów postępowania skargowego:

  • sądowi administracyjnemu

f)      dla celów postępowania karnego:

  • sądowi,
  • prokuratorowi.

Zgodnie z art. 72 ust. 4 ustawy akta zakończonych zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających przeprowadzonych przez pełnomocnika ochrony mogą być udostępnione do wglądu osobie sprawdzanej, z wyłączeniem danych dotyczących osób trzecich.

  

Przez jaki okres przechowywane są akta zakończonych postępowań sprawdzających?

 

Zgodnie z art. 72 ust. 6 ustawy pełnomocnik ochrony przechowuje akta zakończonych zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających przez co najmniej 20 lat, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Pełnomocnik ochrony może przechowywać akta zakończonych postępowań także w pionie ochrony.

  

Przez jaki okres należy przechowywać akta zwykłych postępowań sprawdzających lub kontrolnych postępowań sprawdzających zakończonych przed dniem 2 stycznia  2011 r.?

 

Do dnia 2 stycznia 2011 r. akta zakończonych zwykłych postępowań sprawdzających lub kontrolnych postępowań sprawdzających przeprowadzonych przez pełnomocnika ochrony były przechowywane przez okres minimum 10 lat.

Był to termin ustalony w oparciu o termin ważności poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” lub „poufne”.

Zgodnie z art. 72 ust. 6 ustawy pełnomocnik ochrony przechowuje akta zakończonych zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających przez co najmniej 20 lat, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Na podstawie przepisów ustawy należy zatem wnioskować, iż akta zwykłych postępowań sprawdzających lub kontrolnych postępowań sprawdzających zakończonych przed dniem 2 stycznia 2011 r. przeprowadzonych przez pełnomocnika ochrony powinny być przechowywane, co najmniej 20 lat.

Przykład: W przypadku zakończenia postępowania sprawdzającego i skompletowania dokumentacji w 2005 r. pełnomocnik ochrony zobowiązany jest do przechowywania akt przez 20-letni okres wskazany w ustawie, tj. do 2025 r.

  

Przez jaki okres mają być przechowywane akta zwykłych postępowań sprawdzających lub kontrolnych postępowań sprawdzających osób sprawdzanych, które nie żyją?

 

Zgodnie z art. 72 ust. 6 ustawy pełnomocnik ochrony przechowuje akta zakończonych zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających przez co najmniej 20 lat, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Przepisy ustawy nie wskazują na żadne wyłączenia od powyższej zasady.

Na podstawie przepisów ustawy należy zatem wnioskować, iż akta zwykłych postępowań sprawdzających lub kontrolnych postępowań sprawdzających przeprowadzonych przez pełnomocnika ochrony wobec osób sprawdzanych, które nie żyją powinny być przechowywane co najmniej 20 lat.

 

Co w praktyce oznacza zapis art. 72 ust. 6 ustawy: „Po zakończeniu postępowania sprawdzającego, kontrolnego postępowania sprawdzającego lub postępowania bezpieczeństwa przemysłowego akta tych postępowań są przechowywane przez co najmniej 20 lat z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie”?

Nie wszystkie podmioty ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, wymienione w art. 1 ust. 2 są zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Podmioty działające w sferze państwowego zasobu archiwalnego to podmioty posiadające status państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, w tym przedsiębiorstwa ze 100% udziałem Skarbu Państwa, czy też przedsiębiorstwa będące własnością w 100% jednostek samorządu terytorialnego. Podmioty te obowiązane są do określania okresów przechowywania akt zakończonych postępowań w jednolitych rzeczowych wykazach akt wprowadzanych w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego (§ 3 ust. 3 i 6 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) w związku z art. 5 ust. 1 i 2 ustawy archiwalnej).

Istotne jest, iż nadanie kategorii archiwalnej następuje w momencie wszczęcia sprawy ( w tym przypadku w momencie wszczęcia postępowania sprawdzającego).

Z kolei podmioty działające w sferze niepaństwowego zasobu archiwalnego takie jak, np.: przedsiębiorstwa nie będące w 100% własnością Skarbu Państwa, kwestie okresów przechowywania akt zakończonych postępowań regulują we własnym zakresie. Podmioty te powinny jednak kierować się przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz przydatnością praktyczną dokumentacji (w tym jej przydatnością dla celów kontrolnych).

 

W jaki sposób stosują przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach podmioty, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych?

Służby i instytucje wymienione w art. 23 ust. 5 ustawy – podobnie jak ABW i SKW – są jednostkami organizacyjnymi przynależącymi do sfery państwowego zasobu archiwalnego. Jednak w przypadku organów i jednostek posiadających archiwa wyodrębnione, do których zaliczyć należy m.in. AW, CBA, Policję, zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okres jej przechowywania zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a także zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej regulowane są w drodze zarządzeń wydanych przez odpowiednie organy.

Z kolei do tych służb i instytucji wymienionych w art. 23 ust. 5 ustawy, które nie posiadają archiwów wyodrębnionych (np.: Służba Więzienna) odnośnie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, brakowania dokumentacji niearchiwalnej, czy też przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, zastosowanie będą miały odpowiednie przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, dotyczące wszystkich innych podmiotów sfery państwowego zasobu archiwalnego.

 

Jaką kategorię archiwalną należy przyznać aktom postępowań sprawdzających, kontrolnych postępowań sprawdzających oraz postępowań bezpieczeństwa przemysłowego?

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych nie stanowi wprost jaka kategoria archiwalna będzie w tym przypadku odpowiednia. Przepisy określają natomiast sposób przechowywania akt zakończonych postępowań:

  • „jako wyodrębniona część w archiwach służb i instytucji, które przeprowadziły te postępowania,
  • przez pełnomocnika ochrony lub w pionie ochrony – w przypadku akt zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających przeprowadzonych przez tego pełnomocnika”.

Ustawa odnosi się także do okresu, przez jaki akta powinny być przechowywane – co najmniej 20 lat.

W ocenie ABW właściwą kategorią archiwalną, która umożliwi realizację ustawowych wymogów jest kategoria BE20. Przyznanie takiej kategorii oznacza iż akta zakończonych postępowań powinny być przechowywane przez 20 lat – okres przechowywania powinien być liczony od momentu zakończenia sprawy lub wytworzenia dokumentacji. Następnie możliwe będzie dokonanie brakowania tej dokumentacji. Istotne jest, iż na brakowanie dokumentacji w jednostkach sfery państwowego zasobu archiwalnego konieczne jest uzyskanie zgody, przy czym różny może być organ ją wyrażający (odmienne regulacje dla archiwów wyodrębnionych) oraz tryb jej wyrażania. W toku procedury brakowania ww. dokumentacji właściwe miejscowo archiwum państwowe przeprowadzi ekspertyzę archiwalną, w wyniku której może dokonać zmiany kategorii archiwalnej uznając część lub całość dokumentacji za materiały archiwalne. Materiały archiwalne wyłonione w wyniku ekspertyzy archiwalnej podlegają przekazaniu do właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Należy zaznaczyć, że z uwagi na wielość podmiotów, które są zobowiązane do przechowywania akt zakończonych postępowań oraz różnorodność procedur, w uprawnionych jednostkach organizacyjnych mogą zostać przyjęte odmienne od zaproponowanej kategorie archiwalne.

  

Gdzie przechowywane są akta postępowań sprawdzających?

 

 

 

Zgodnie z art. 72 ust. 6 ustawy akta zakończonych poszerzonych postępowań sprawdzających, kontrolnych postępowań sprawdzających i postępowań bezpieczeństwa przemysłowego przeprowadzonych przez ABW są przechowywane jako wyodrębniona część w archiwum ABW, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 673,z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

 

Zgodnie z 72 ust. 6 ustawy akta zakończonych zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających przeprowadzonych pełnomocnika ochrony są przechowywane przez pełnomocnika ochrony lub w pionie ochrony. 

  

Co zrobić z aktami postępowań sprawdzających w przypadku likwidacji lub reorganizacji jednostki organizacyjnej?

 

Zgodnie z art. 72 ust. 7 ustawy w przypadku:

  • rozwiązania, zniesienia lub likwidacji jednostki organizacyjnej, oraz
  • przekształcenia i reorganizacji jednostki organizacyjnej skutkującymi likwidacją pionu ochrony

akta zakończonych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających przejmuje następca prawny, a w przypadku jego braku – ABW albo SKW.

 

 

 

 

 

A
A+
A++
Drukuj
PDF

Data publikacji 27.12.2010
Data modyfikacji 30.12.2011
Administrator BIP Rejestr zmian
Autor : Administrator BIP
Opublikowane przez Administrator BIP